Comment fonctionne une agence événementielle ?

Une agence événementielle est une entreprise de prestation de services qui assure l’organisation d’un évènement. Aujourd’hui, dans tous les départements de France, c’est une habitude de les contacter pour concevoir les séminaires, les anniversaires ainsi que tous les évènements privés et professionnels. Mais comment fonctionne vraiment une agence événementielle ?

Le rôle d’une agence événementielle

Une agence événementielle fait partie des sociétés qui œuvrent dans le secteur tertiaire. Le principal service qu’elle offre est l’organisation d’évènement important, tant professionnel que personnel. Mais grâce à l’évolution de la technologie et de la demande, le secteur événementiel englobe aujourd’hui le marketing et la mise en relation. Dans ce cadre, les agences évènementielles œuvrent aussi dans le domaine du marketing évènementiel.

Ainsi, le rôle d’une telle agence consiste à créer des évènements, mais aussi des produits de communication pour capter l’attention des clients ou des prospects. Elle contribue également à augmenter la notoriété d’une société en vendant son image et en usant de son expertise pour mettre en avant les produits et/ou les services. Une agence événementielle élabore par ailleurs une stratégie de branding en se concentrant sur les différentes actions pouvant donner une image séduisante et attrayante à l'entreprise.

Dans le cadre de ses missions de communication, une agence événementielle aide à promouvoir les objectifs marketing d’une entreprise en interne et en externe. Pour ce faire, elle conçoit des supports informatifs ou ludiques. Cela prend forme à travers des séminaires de formations pour optimiser les aptitudes des employés ou pour booster leur performance.

Ces agences organisent également des team building pour renforcer les liens entre les salariés et créer un cadre de travail optimal. En externe, elle intervient dans les activités de communication et de marketing avec les clients, les fournisseurs et les médias pour raviver l’image d’une société. Les attributions d’une agence événementielle sont donc de plus en plus vastes de nos jours.

Comment fonctionne une agence événementielle ?

Les tâches d’une agence événementielle lyonnaise sont ainsi très diversifiées. Concernant son fonctionnement, elle commence par élaborer un cahier de charge détaillé. En fonction des objectifs de l’événement, ce dernier mentionne les besoins et l’organisation avant, pendant et après. Ce cahier de charge renseigne également les responsables pour chaque tâche ainsi que les délais impartis pour son exécution.

Ensuite, l’agence événementielle procède à la mise en place des outils évènementiels. Pour cela, elle créée des supports marketing adéquats en fonction des objectifs visés. Par exemple, pour un mariage, les faire-part sont obligatoires. Il en est de même pour un séminaire d’entreprise, il faut une annonce, mais aussi des supports images et vidéos pour animer les séances. Après cela, elle se charge de la recherche des prestataires (animateurs, imprimeurs, etc.), voire des locaux.

Après, elle s’occupe de la négociation avec des tiers si nécessaire puis assure l’établissement d’un budget prévisionnel. Une agence événementielle procède ensuite au suivi et au feedback de la réalisation de toutes les étapes de l'évènement auprès de ses clients pour les rassurer et pour se conformer à leurs besoins.

Lors d’un lancement de produit, elle peut participer au suivi des stratégies marketing de la société ce qui permet de faire des ajustements si nécessaire. Enfin, elle donne des conseils et des suggestions sur le déroulement et la réalisation de l’événement.

Les sociétés fournisseurs collaborant avec les agences événementielles

Pour fournir tous les services précités, une agence événementielle collabore avec plusieurs sociétés fournisseurs. Il s'agit par exemple des traiteurs, des fleuristes ou encore des graphistes pour la conception de supports de communication. Parmi les fournisseurs de contenu, une agence travaille également avec des sociétés de vidéo ou de photographie marketing.

En effet, de tels supports sont devenus incontournables dans toutes les stratégies marketing et même pour l’organisation d’un événement. Par exemple, pour un mariage, il faudra faire appel à un prestataire photographe. Pour une campagne de branding, il faut obligatoirement une vidéo. Les fournisseurs proposent des prestations de qualité pour promouvoir efficacement votre produit ou pour la réussite de votre évènement.

Ceci dit, faire appel à un prestataire externe engendre des coûts supplémentaires. C’est pourquoi il est devenu indispensable pour une agence événementielle de disposer de sa propre équipe. Cela concerne non seulement les fournisseurs pour un évènement marketing, mais aussi tout ce qui concerne les événements privés et professionnels, comme les séminaires, les mariages ou les anniversaires. Cette équipe doit être pluridisciplinaire et qualifiée. Le domaine de l’événementiel étant très compétitif, le choix de ces fournisseurs est important pour garantir la réussite de l'organisation.

Quels sont les avantages de faire appel à une agence évènementielle ?

Les technologies ne cessent d’évoluer, c’est pourquoi de nombreuses entreprises optent pour l’externalisation de l'organisation d’un événement. Cela permet d’obtenir des services de haute qualité puisqu’une agence événementielle est spécialisée dans ce domaine. Faire appel à ses prestations apporte ainsi une valeur ajoutée importante pour une société.

Une agence professionnelle permet également d’adapter la prestation en fonction de vos demandes spécifiques pour un évènement sur mesure. Cela permet d’organiser un événement personnalisé en fonction de son budget. Elle peut aussi suivre la tendance actuelle et proposer des solutions innovantes. En effet, un de ses rôles consiste à conseiller ses clients pour prendre la meilleure décision dans le domaine de la communication et du marketing.

Enfin, en plus de l'organisation, l'agence s’assure du bon fonctionnement et du bon déroulement de l'événement. En cas de problème, elle prévoit toujours un plan de secours. Engager ce professionnel permet ainsi de garantir le succès d’une société et d’améliorer son image dans le domaine de la communication marketing.

Comment choisir une agence événementielle ?

Les attributions d’une agence événementielle sont très diversifiées. Ce professionnel s’occupe de la conception, de l’organisation d’évènements, de la production de contenus et de la communication marketing. Le choix de la bonne Agence événementielle à Lyon est ainsi primordial pour garantir la réussite de l’événement.

Pour cela, elle doit avoir plusieurs années d’expérience à son actif. Ainsi, elle peut proposer des prestations de qualité et faire face à tous les imprévus. L’expertise s’acquiert en effet sur le terrain.

Il faut également une agence événementielle à l’écoute et joignable. Il est fortement désagréable de ne pas pouvoir communiquer efficacement avec le professionnel qui s’occupe d’un événement important. Elle doit avoir une bonne écoute pour matérialiser les besoins des clients et pour mieux les satisfaire. N’hésitez pas à consulter les avis des anciens clients pour conformer votre choix.

Une agence évènementielle doit en outre disposer d’une grande capacité de négociation pour proposer les meilleurs choix de service. Elle doit faire preuve de créativité et d’innovation pour mettre en œuvre un événement unique, adapté aux valeurs et aux besoins du client.